Use-Cases CollaborationKIT 2.0: Untenehmenskommunikation Neu Anlegen

Verteiltes Arbeiten bestimmt weiterhin unsere Arbeitswelt und wird immer wichtiger. Möglich wird es jedoch erst durch die richtige Auswahl an Kollaborationsanwendungen. Die Anwendungslandschaft ist bekanntlich breit und es gibt viele verschiedene Kollaborationsanwendungen, die unterschiedliche Bedürfnisse erfüllen. Das CollaborationKIT erlaubt es die passenden Kollaborationsanwendungen zu such und, über das Webinterface auf die Kriterien, eine Toolsammlung, sowie einen Auswahlfragebogen und eine Tool-Empfehlung zuzugreifen.

Oft jedoch reicht es nicht aus, sich eine spezifische Anwendung herauszusuchen, denn in vielen Fällen müssen verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigt werden. Daher ist die richtige Auswahl der passenden Kollaborationsanwendung für entsprechende Nutzungsszenarien wichtig. Zudem sind Mittelständler oft in ein Geflecht eingebunden und es bestehen bereits Anwendungs-Landschaften, die ergänzt oder verbessert werden sollen. Das CollaborationKIT.org stellt daher mehrere Anwendungsszenarien zusammen und bietet Beispiel-Anwendungen an sowie schlägt passende Anwendungen dafür vor:

Beispiel Unternehmenskommunikation. Stellen Sie sich vor, Sie müssen die allgemeine Kommunikation in Ihrem Unternehmen auf neue Beine stellen und zwar nach innen und nach außen. Um das Unternehmen effizient und erfolgreich arbeiten zu lassen, müssen die richtigen Tools ausgewählt werden. Für die Zusammenarbeit haben Sie demnach konkrete Anforderungen. Verteiltes Arbeiten ist Standard, da Teilnehmer an unterschiedlichen Orten sind. Es ist wichtig, dass diese Tools einfach zu bedienen sind, denn wenn die Teammitglieder eine lange Einarbeitungszeit in die zu nutzenden Tools brauchen, verzögert sich der Projektfortschritt.

Die Kommunikation im Unternehmen erfordert zwei Einsatzszenarien für die sie Anwendungen benötigen. Zum einen möchten Sie nach außen mit Kunden und Stakeholdern kommunizieren. Dazu benötigen Sie wahrscheinlich Email und alternative Tools mit großer Reichweite wie Social Media Anwendungen

Zum anderen benötigen Sie Anwendungen für die Kommunikation nach innen, sowohl in synchroner als auch in asynchroner Form. Hier stellt sich die Frage, wie Ihre Mitarbeiter gerne kommunizieren, lieber per Email oder per Chat Tools und wie Sie sich die Zusammenarbeit vorstellen. Zentrale Funktionen, die die Anwendungen für den Anwendungsfall erfüllen müssen sind demnach:

• Abrufen von Informationen: Aktive Informationssuche im ECS, gezieltes Suchen und Zusammenstellen von vorhandenen Informationen
• Thematische Diskussionen ermöglichen: Synchrone und asynchrone Konversation zwischen Menschen
• Posting News: Schreiben einer neuen Nachrichtenmeldung
• Durchführen einer Besprechung: Besprechung mit anderen in einer Online-Meeting-Umgebung
• Informationsbewertung: Feedback über die wahrgenommene Qualität oder Nützlichkeit bestimmter Informationen geben
• Informationsverteilung: Einfache und schnelle Verteilung von Informationen an eine Gruppe von Personen

Darüber hinaus kann die Kommunikationssoftware im Unternehmen auch eine wichtige Rolle bei der Verwaltung und Organisation des Unternehmens spielen. Dies beinhaltet die Erstellung von Kalendern, die Organisation von Aufgaben und die Verwaltung und Dokumentation von Projekten. Diese Funktionen ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Arbeit zu vereinfachen und zu koordinieren und es ermöglicht dem Unternehmen, ein einheitliches Verständnis des Unternehmens und seiner Prozesse zu gewährleisten. Zentrale Funktionen, die die Anwendungen für diesen Anwendungsfall erfüllen müssen, sind demnach:

• Erstellen von Kalendern: Eine neue Veranstaltung planen und anderen Mitarbeitern mitteilen - Organisieren von Aufgaben: Planen und Erstellen von Aufgaben, Delegieren von Aufgaben an Teampartner
• Verwalten und Dokumentieren von Projekten: Aufgaben organisieren, ändern und verfolgen - Erstellen von Notizen: Kommentare, Ideen und Anmerkungen zu Projekten erstellen und speichern
• Erstellen von Berichten: Zusammenfassungen und Berichte zu internen und externen Projekten erstellen
• Erstellen von Präsentationen: Präsentationen für Kunden und Kollegen erstellen und verwalten.

All diese Tools sollten eine einheitliche Benutzeroberfläche haben, um das Arbeiten mit ihnen so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Auch Datenverschlüsselung und Sicherheitsfunktionen sind wichtig, um zu gewährleisten, dass alle Daten, die im Team geteilt werden, sicher sind. Das CollaborationKIT 2.0 erleichtert Ihnen diese Auswahl und gibt Ihnen die Möglichkeit die richtigen Anwendungen auszuwählen.